3.2 Dubbele materialiteitsanalyse

Het Havenbedrijf Rotterdam zet zich in voor duurzame lange termijn waardecreatie. Dit komt tot uiting in onze aanpak om zowel financiële als niet-financiële prestaties zorgvuldig te evalueren en te rapporteren. 

Voorbereiding op CSRD

Het jaar 2024 markeert onze toewijding om al zoveel mogelijk aan de CSRD-vereisten te voldoen. Hiervoor volgen wij rapportagestandaarden uit het ESRS-raamwerk (European Sustainability Reporting Standards). Ons vertrekpunt is de dubbele materialiteitsanalyse die we hebben uitgevoerd. Deze analyse stelde ons in staat om nauwkeurig te bepalen welke ESG-onderwerpen significant zijn gelet op materialiteit van impacts ('inside-out') en financiële effecten ('outside-in'). Door deze proactieve benadering bereiden we ons grondig voor op onze CSRD-verplichting over rapportagejaar 2025. De dubbele materialiteitsanalyse helpt ons om niet alleen te voldoen aan regelgeving en transparantie te bieden over duurzaamheidsthema's (milieu, sociaal en bestuurlijk), maar ook om onze maatschappelijke verantwoordelijkheid te benadrukken en onze duurzaamheidsdoelstellingen te realiseren.

Impacts ('inside-out' perspectief)

Het 'inside-out' perspectief binnen de dubbele materialiteitsanalyse richt zich op hoe de activiteiten van het Havenbedrijf Rotterdam en haar keten reëel en potentieel impact hebben op milieu, mens en maatschappij. Dit omvat zowel positieve als negatieve effecten. Het 'inside-out' perspectief helpt ons te bepalen welke duurzaamheidsthema's qua impact materieel zijn voor onze rapportage en besluitvorming. Denk aan mogelijke verstoring van ecosystemen door de aanleg van infrastructuur of de uitstoot van broeikasgassen door onze operaties.

Risico's en kansen ('outside-in' perspectief)

Het 'outside-in' perspectief binnen de dubbele materialiteitsanalyse richt zich op hoe duurzaamheidsthema's onze bedrijfsvoering, businessmodel en strategie beïnvloeden. Het 'outside-in' perspectief helpt ons te bepalen welke duurzaamheidsthema's financieel materieel zijn voor onze rapportage en besluitvorming. Dit kunnen zowel reële als potentiële financiële risico's en kansen zijn. Denk aan de invloed van strengere milieuwetgeving of ontwikkelingen op de arbeidsmarkt.

Om de dubbele materialiteitsanalyse uit te voeren, doorliepen we een aantal stappen:

Stap 1: Analyse om ESG-thema's te selecteren

We zijn begonnen met een analyse van de resultaten uit interne documenten (bijvoorbeeld impactonderzoeken, risico-onderzoeken, due diligence proces, projecten en programma’s) en een analyse van de behandelde ESG-onderwerpen in jaarverslagen en/of op de websites van onze partners. Op basis van deze analyses stelden we een lijst van onderwerpen op. Deze lijst bestaat uit een selectie van relevante duurzaamheidsthema's op basis van de 'European Sustainability Reporting Standards' als uitwerking van CSRD-wetgeving, aangevuld met voor het Havenbedrijf Rotterdam specifieke thema's (bijvoorbeeld ondermijnende criminaliteit). Om tot een kortere lijst van relevante thema's te komen, hebben we de duurzaamheidsthema's die uit de interne en externe analyse kwamen van een score voorzien. Duurzaamheidsthema's die boven de drempel van twee scoorden, gingen mee met het verdere vervolg. Daar bovenop deden we nog een kwalitatieve toets op de duurzaamheidsthema's die net onder de drempel vielen, maar waarvan wij toch van mening waren dat deze een verdere analyse waard waren.

De focus van de dubbele materialiteit is het Havenbedrijf Rotterdam en het haven- en industriecomplex. Uit de analyse bleek dat er naast de CSRD-thema's ook een drietal ‘eigen’ thema's, zoals ondermijnende criminaliteit als belangrijk naar voren kwamen. Deze hebben we ook meegenomen in onze lijst. De afdelingen Strategie en Finance hielden we tijdens de dubbele materialiteitsanalyse op de hoogte.

Stap 2: Stakeholderengagement

De CSRD verwacht gedegen stakeholderengagement. In het kader van de doelstellingen van de Havenvisie en de Ondernemingsstrategie en onze ‘licence to operate & develop’ investeren wij onder meer in zorgvuldig omgevingsmanagement, onze afdeling External Affairs staat dagelijks in contact met stakeholders. De Havenvisie geeft een beeld van de strategie van de haven van Rotterdam naar 2030 en verder. Deze ontwikkelden we samen met stakeholders, zoals de gemeente Rotterdam, het ministerie van Klimaat en Groene Groei, het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, DCMR en de provincie Zuid-Holland.

External Affairs informeert de Algemene directie halfjaarlijks over de belangrijkste issues en ontwikkelingen die spelen bij stakeholders. Het begrijpen van de standpunten en belangen van onze stakeholders is belangrijk voor het Havenbedrijf Rotterdam. Wij werken hiervoor met onder andere een ‘Waakvlamprogramma’. De scope van het waakvlamprogramma is lokale, regionale en nationale strategische stakeholders met wie het Havenbedrijf Rotterdam op corporate niveau een structurele, strategische en lange termijn dialoog onderhoudt en die onze directe projecten/initiatieven raken, of geraakt kunnen worden. Daarmee concluderen we dat wij een robuust stakeholderengagementprogramma hebben en zijn we goed op de hoogte van wat onze stakeholders belangrijk vinden. Deze doorlopende stakeholderconsultatie vormt de basis voor de dubbele materialiteitsanalyse. In het verlengde van deze stakeholderconsultatie raadpleegden we vertegenwoordigers uit de eigen organisatie die de totale groep stakeholders representeren. We houden regelmatig een onderzoek onder al onze stakeholders, zoals medewerkersonderzoek, klantonderzoek en reputatieonderzoek (omwonenden en algemeen publiek). Aan ‘interne vertegenwoordigers’ vroegen we om drie milieu-onderwerpen en drie sociale onderwerpen aan te dragen die voor hun stakeholder het meest van belang is. Dit leidde niet tot aanpassingen van de eerder genoemde lijst.

Stap 3: Beoordeling

Na het beschrijven van de thema’s op het gebied van risico’s, kansen en effecten, hebben we de thema’s gerangschikt. De impactmaterialiteit beoordeelden we op schaal, reikwijdte, herstelbaarheid en waarschijnlijkheid van de impact. Bij financiële materialiteit gaat het om de omvang van potentiële financiële effecten en de waarschijnlijkheid. De significantie van een impact wordt bepaald in relatie tot de overige impacts. Voor schaal, reikwijdte, onherstelbaarheid en waarschijnlijkheid ontwikkelden we een 5-punten-schaal, met 5 als de hoogste score.

Alle thema’s zijn van belang voor het Havenbedrijf Rotterdam, maar om focus aan te brengen in het aantal te rapporteren materiële thema’s hebben we de drempel gezet op hoger dan 3,1 op een schaal van 5. Onderstaande afbeelding toont de impactmaterialiteit op de y-as en de financiële materialiteit op de x-as. Onderwerpen waar het Havenbedrijf Rotterdam een hoge impact op mens en milieu heeft, staan boven; onderwerpen met een hoog financieel effect op ons staan rechts. Onder Havenbedrijf Rotterdam verstaan wij onze eigen bedrijfsvoering, inclusief onze inkoopketen. Met haven wordt het niveau van het haven- en industriecomplex (inclusief Dordrecht) aangeduid en met keten doelen we op de logistieke keten. 

Op de onderwerpen in de vakken impact materialiteit, dubbele materialiteit en financiële materialiteit - de materiële thema’s - rapporteren we conform de CSRD-richtlijnen. Dit doen we zowel kwalitatief (bijvoorbeeld over beleid, doelstellingen en acties) als kwantitatief (KPI’s). Verschillende onderwerpen zijn nauw met elkaar verbonden. Een voorbeeld hiervan is energie en klimaat. In de uitwerking bundelen we deze onderwerpen in het jaarverslag. Daarnaast speelt het overgrote deel van de thema’s op een niveau van het haven- en industriecomplex of op het niveau van de keten. Dit betekent dat wij op thema’s acteren waarbij de mogelijke impact hoog is, maar onze invloed redelijk tot beperkt is. Daarom nemen wij ook informatie op over wat we samen met de stakeholders doen binnen het haven- en industriecomplex en in de keten.  

Stap 4: Validatie

Tijdens de dubbele materialiteitsanalyse hielden we de leden van de 'stuurgroep jaarverslag' op de hoogte en verwerkten we hun opmerkingen. Het directieteam besprak en valideerde de dubbele materialiteit.

Onderstaande tabel geeft per materieel thema de subtopics en definitie weer:

Processen om materiële impacts, risico’s en kansen in kaart te brengen en te analyseren

In aanvulling op het hierboven beschreven materialiteitsproces zijn de processen om impacts, risico's en kansen in kaart te brengen en te prioriteren beschreven in de hoofdstukken over strategie en risicomanagement. Een beschrijving van het besluitvormingsproces en de daarmee samenhangende interne controleprocedures is te vinden in het hoofdstuk governance.